La administración del futuro

Imaginemos que viajamos en el tiempo hacia unos 30 años atrás. ¿Cómo funcionaban los bancos? ¿Las compras? ¿Las agencias de viaje? ¿La comunicación con amigos o familiares? ¿La forma en que veíamos películas?. La lista puede seguir, pero es evidente que todo eso ha cambiado. Sin embargo, el cambio ha llegado de manera diferente para las diferentes profesiones. A algunas las ha alcanzado de manera temprana y a otras de manera tardía. En este contexto nos preguntamos, ¿cómo será la Administración de Consorcios del futuro?.

La Administración de Consorcios es una de las profesiones en las cuales aún hoy en día conviven las modalidades más clásicas de trabajo, con mucha operatoria manual y bajo uso de la tecnología, junto con aquellas más modernas e innovadoras. Esto nos da la pauta de que todavía nos queda por ver una mayor transformación en la actividad, donde los clientes son cada vez más exigentes, en un contexto en el que día a día se incrementa la cantidad de obligaciones que posee el administrador. 

Este mismo patrón (mayor demanda y obligaciones a un menor costo) se ha dado en muchas otras profesiones, y la gran mayoría ha encontrado la solución en el uso de tecnología. Hace un tiempo publicamos en este mismo blog un artículo sobre la nueva ola de administradores (link), donde también se abordaba este tema. Hoy resulta indiscutible aceptar que nuestra vida está atravesada por la tecnología, y que lo estará aún más en el futuro.

Entonces la respuesta a la pregunta sobre cómo será la administración del futuro, parece obvia. La incorporación de herramientas tecnológicas ya no será un deseable, sino que pasará a ser un requisito para subsistir. Estamos convencidos de ello. La aparición del COVID y las consecuentes restricciones derivadas de la pandemia, han acelerado la transformación de muchas administraciones, que se han visto "forzadas" a implementar cambios en su operatoria como para sobrevivir, pero aún hay mucho camino por recorrer. 

Ahora bien, pensemos en ejemplos concretos en los cuales la tecnología puede ayudar a un administrador:

• Cobranza. La identificación de cobranzas es una de las tareas que mayor tiempo demanda a los administradores. Entre revisiones eternas de correos, mensajes y extractos bancarios se pierden numerosas horas, que incluso los consorcistas no ven o perciben ningún tipo de valor agregado. Hoy en día existen numerosas plataformas para eliminar por completo estos esfuerzos, a la vez que se le brinda a los consorcistas mayor flexibilidad para realizar sus pagos. 
• Liquidación de Expensas. Aunque parezca increíble, hoy muchos administradores continúan liquidando expensas en forma manual, con Excel, o con sistemas sin interfaz gráfica (vamos a evitar dar nombres para no ofender). Resulta difícil entender esto, ya que gran parte del tiempo que conlleva este proceso puede reducirse mediante procesos automáticos, y liquidar expensas con tan solo unos clicks (ver ejemplo). 
• Liquidación de Sueldos. En otros artículos ya hemos explorado la complejidad que tiene en Argentina la liquidación de sueldos y jornales. Incluso contando con el soporte de un estudio contable (que incrementa los costos), el proceso suele ser lento y manual (se envían los datos, se reciben los borradores, se ajustan y así). Herramientas como Octavo Piso ya cuentan con esta funcionalidad, donde el administrador puede liquidar sueldos con 3 simples pasos y en 5 minutos. El sistema también liquida los aportes y contribuciones para AFIP y sindicatos.
• Reclamos. ¿Cuánto tiempo dedican los administradores a atender llamados o responder correos consultando por el estado de una reparación o un reclamo? Definitivamente mucho. Esto definitivamente se puede resolver con una herramienta donde los propietarios puedan reportar reclamos y además hacer seguimiento y recibir las novedades. Además de reducir el tiempo requerido del administrador, mejora la percepción de transparencia de los clientes.
• Carga de Facturas. La administración de consorcios también se trata de procesos. Imaginemos que en lugar de dedicar numerosas horas a la carga de facturas, se le transfiere esa responsabilidad a los proveedores. Esto vinculado a la gestión de reclamos permite tener control total del proceso con un mínimo esfuerzo en comparación con el que lleva al hacerlo en forma manual y aislada. 
• Gestión de Amenities. No tiene ningún sentido que los administradores intervengan en este proceso. Solo basta con que definan las reglas de reserva (ya están definidas en el Reglamento Interno) y el costo de cada reserva (si la tuviere). Luego el sistema puede gestionar todo sin requerir tiempo del administrador, y volcando automáticamente los costos de la reservas a cada unidad al cerrar la expensa. Magnífico, no ?

La lista puede seguir, pero imaginen el tiempo que ganarían con solo estos cambios. Todos estos son algunos de los beneficios que tienen quienes usan Octavo Piso. Una plataforma de gestión para Administraciones de Consorcio, que les permitirá operar de una manera más simple y eficiente. 

En un mercado cada vez más competitivo, creemos que va a ser difícil que sobrevivan aquellas administraciones que no se hayan adaptado, o si lo hacen será a un costo muy alto. En cambio aquellas que se apoyen en herramientas tecnológicas tendrá el tiempo disponible para concentrarse en brindar un mejor servicio y a un costo más bajo.