¿Qué software me conviene para mi administración?

A menudo sucede que una decisión simple puede parecer compleja cuando hay muchas opciones para elegir. Habiendo tantas opciones de software para administradores, cómo decidir cuál me conviene más? El primer ejemplo que me viene a la mente es cuando voy al supermercado a comprar rollos de cocina. Debiera haber un solo modelo y listo, pero hay 40 combinaciones !!! 

Hoy en día con el software para Administradores de Consorcios y Barrios Privados pasa más o menos lo mismo. Existe una cantidad considerable de opciones disponibles, y en este artículo vamos a intentar clasificar las distintas alternativas para facilitarle al lector la elección de la herramienta que mejor se adecúe a sus necesidades.

Los criterios principales que evaluaremos serán la tecnología que utilizan, el modo de suscripción y el mercado al que apuntan.

1) Sistemas Web o de "Escritorio"

Esta es la primer gran diferencia que separa dos universos totalmente distintos. Los sistemas denominados "de Escritorio" son aquellos que para poder ser utilizados, requieren ser instalados en una (o más) computadora. Es la forma tradicional en que se desarrollaban aplicaciones hace más de 10 años atrás. Actualmente existen sistemas para Windows e incluso algunos hechos para el viejo D.O.S. (muchos de los lectores no deben conocer estas siglas, pero créanme que aún existen). En este esquema, todo el programa existe en la computadora donde está instalado.  

Las aplicaciones Web en cambio, no requieren ningún proceso de instalación, ya que el "programa" está en Internet y se utiliza mediante un navegador, al igual que Facebook, Google, Instagram, etc. 

Web	Escritorio
No requieren instalación. Solo hace falta un navegador Web. Se pueden utilizar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Fácil actualización e incorporación de mejoras. Brindan mayor facilidad de uso Requieren de una conexión a Internet para funcionar	No require conexión a Internet Algunos pueden ser muy económicos Difícil de actualizar Tecnología obsoleta Disponibilidad de uso atado a la computadora instalada (no es portable) No se pueden usar desde el celular o tablet

A modo de conclusión o resumen, podemos decir que las aplicaciones de Escritorio que existen hoy en día son desarrollos que se hicieron hace bastante tiempo atrás y que mantienen una cartera de clientes que no ve la necesidad de migrar, y por otro lado están las plataformas Web que son las que se están posicionando como las dominantes del mercado. 

2) Suscripción o "enlatado"

Lo que a todos les importa: "cuánto me va a costar?". En términos generales hay 2 formas de cobro por el uso de este tipo de software. El primero de ellos es por suscripción mensual, pagando un monto fijo cada mes que se use, lo que sería equivalente a un alquiler. El otro es del tipo "compra" o "enlatado", ya que se abona por única vez al comienzo, sin importar cuánto tiempo se use. 

Hay que prestar atención a este punto antes de contratar un servicio, ya que ambos modelos pueden esconder costos ocultos. Se sabe que por ejemplo algunas plataformas Web (no vamos a dar nombres) además de cobrar un costo mensual, luego cobran por la reapertura o reenvío de una expensa. Para quien administra este es un procedimiento bastante frecuente. También hay otras empresas que además del software cobran por cada llamada al soporte. Todos eso son engaños que hacen para mostrar en el mercado una tarifa "baja" pero que luego se incrementa por adicionales y la famosa letra chica. La recomendación es preguntar y pedir por escrito el total de costos y adicionales antes de tomar una decisión. 

Los productos del tipo "enlatado" también tienen un costo "oculto". En un mundo cambiante como el de  las administraciones de consorcio, ¿quién se imagina comprar un producto hoy y tenerlo sin soporte o actualizaciones en el futuro?. Supongo que nadie. Es por ello la "compra" de un producto no asegura que no se deba gastar más dinero en el futuro. Es por este motivo que este modelo de facturación está en decadencia y cada vez son más los modelos de pago mensual. 

Algunos servicios que se ofrecen como adicionales en cualquiera de los dos formatos, son los de impresión de expensas (cada vez menos frecuente por COVID y uso de medios digitales) y los de asesoramiento contable para la liquidación de sueldos. Esto es común para la mayoría de las soluciones.

Suscripción	Enlatado
Se paga un costo mensual Incluye uso, soporte y actualizaciones No requiere inversión al comienzo Permite evaluación gratuita del software Más común en sistemas Web	Se paga un costo único para su uso Ese costo no incluye soporte ni mejoras Suelen ser más caros al comienzo Las demos suelen ser limitadas Más común en sistemas Enlatados

3) Público al que apuntan

Esto parece bastante obvio pero no lo es. Por eso consideramos importante incluirlo en el análisis. Podemos hacer una primera división entre sistemas para administradores y sistemas para propietarios / inquilinos. 

Los sistemas que son para propietarios, ofrecen servicios como consulta de expensas, reserva de amenities, apertura de reclamos, etc. Pero requieren además que el administrador cuente con un sistema para generar esas expensas, lo que duplica el costo de uso. Por el otro lado, están los sistemas para el administrador, que le permiten llevar adelante la operatoria con la carga de gastos, cobranza, liquidación de expensas, etc. Estos sistemas pueden o no incluir las funcionalidades para el acceso de propietarios. En el caso de las plataformas "enlatadas" para administración, es posible que requieran un servicio adicional para brindar el acceso a propietarios (y de uso más limitado).

En el medio existen sistemas que ofrecen las dos cosas, algunos con mayor foco en propietarios y otros con mayor foco en la administración. En este punto recomendamos analizar qué nivel de complejidad tienen las necesidades de su administración. No es lo mismo lo que puede necesitar una administración de un barrio cerrado que un edificio de 10 UFs. 

4) Conexión con otros sistemas

Cuando hablamos de conexión entre sistemas, nos referimos a que puedan compartir datos y/o novedades sin necesidad de que un usuario haga algo. Vamos a poner un ejemplo: en algunos sistemas, el operador debe bajar un archivo de deuda, y eso a su vez, subirlo en el sistema de cobranza (algún concentrador de pagos). Lo mismo en el proceso inverso, de manera diaria, entrar a bajar un archivo con las cobranzas del día para luego ingresarlas al sistema de la administración. Este es un caso donde no hay conexión, y la operatoria es manual por parte del operador. Existen otros sistemas donde esa comunicación es automática, y el operador no tiene que hacer nada. Únicamente decidir cuándo la expensa está lista para publicarla, y luego los cobros se reciben automáticamente.

Esto aplica para las cobranzas como para también como otros organismos como por ejemplo la AFIP o los sindicatos para tomar los valores actualizados de las paritarias. En definitiva, la posibilidad que tenga un sistema de poder conectarse con otros, se traduce a una menor demanda de tiempo del administrador, ya que esas tareas se realizan de manera automática. Este es un factor clave en estos momentos donde el tiempo es un valor preciado. 

Para quienes estén interesados, les dejamos un breve resumen de cómo se encuentra Octavo Piso frente a estos criterios de evaluación:

• Es un sistema Web, que funciona desde cualquier plataforma y dispositivo
• El modo de pago es por suscripción mensual por UF / Lote administrada. Hay una tarifa plana ty única, que incluye todas las funcionalidades y módulos del sistema.  
• El público al que apunta es de administradores y propietarios. Cuenta con las funcionalidades más avanzadas para los administradores exigentes (pago a proveedores, liquidación de sueldos y aportes, planes de pago, etc), y además tiene todo lo que el propietario necesita, todo en un único lugar.
• Octavo Piso cuenta con integraciones con todos las plataformas de cobro, AFIP y sindicatos para que el administrador tenga más tiempo libre.